使用者到處堆積文件並且浪費/雜亂無章，幫助清理它的最佳策略和支持工具是什麼？
正在考慮的一種策略是：
- 告知官方位置的使用者，重要的工作文件應該保留，其他所有位置的文件可以隨意刪除
- 每個月將 1 年內未訪問的所有文件（docx、xlsx 等）移動到“保險箱”
- 向使用者發送移動的文件列表
- 未從“保險箱”中恢復的文件將在此處再保留一年，然後再被刪除
快速搜尋了輔助工具，即“策略驅動的文件歸檔開源”等“EMC SourceOne”似乎是有用的工具類型，但不確定是否有負擔得起的替代方案。
事實證明，一些腳本可能有助於滿足我們的簡單需求：
robocopy c:\Users\<username>\Desktop c:\trash\<username> /S /COPYALL /minage:7 /XD "Document Library" /MOV /V將所有超過 7 天的文件移至垃圾文件夾，官方“文件庫”中的文件除外。
我們確實有一個維護良好的內部網站，用於政策和程序的記錄管理。
但是，我們現在正在處理這個關於使用者桌面/配置文件的小區域。我們正在努力將盡可能多的“電子表格管理”記錄移動到 Web 應用程序等中。我想我們需要更好地管理是將用於立即完成工作的“活動”文件轉換為“非活動”文件，其中它們可能會在幾個月或幾年後的某個時候用作參考。
好的。鑑於您對來自系統管理員 POV 的真正問題的問題（在評論中）的回答，我將概述我使用的方法。它結合了明確的策略和簡單的文件系統佈局。
政策：每個使用者“擁有”他/她的文件共享。IT 不擁有它；使用者這樣做。但就像城市範圍內的土地所有權一樣，所有權也伴隨著責任。給出了關於哪些內容可以儲存和不可以儲存在文件共享中的明確指令。例如，與工作相關的文件可能儲存在文件共享中；個人音樂和電影可能不是。
**相反，每個文件共享都歸某個特定的人所有。**這個很重要。如果 IT 知道誰“擁有”什麼，那麼 IT 就不必猜測“公共”區域中發現的數據的商業價值。我們只能去找所有者說“嘿，你擁有這個充滿未知數據的目錄；請用商業術語證明它的合理性，否則我們將刪除它。”
每個文件共享都帶有一個配額（目錄的最大大小），並且該配額最初是故意設置得相當低的，比如 200 MB。文件共享的所有者（並且只有它的所有者）可以請求增加配額，但只能在使用者老闆簽署的商業原因下進行。IT 可能會在增加配額之前審核目錄的策略合規性。IT 可以查找看似未使用的數據，並要求所有者證明繼續使用磁碟空間的合理性。
當使用者離開公司或換工作時，他/她的使用者目錄以及任何 \Public 或 \Project 文件夾將由他們的直接主管“繼承”，他們有特定的時間（比如 14 天）來檢索或在 IT 將其全部刪除之前，重新分發在該共享中找到的任何數據，或為其找到新的所有者。
文件共享佈局。對於名為 Bob 的使用者，每個使用者預設都會獲得類似於以下範例的內容：
\Users\Bob \Users\Bob\Private (default permissions set so only Bob can read/write here) \Users\Bob\Public (default permissions set so any employee can read/write here)Bob 可以完全控制權限，並且可以根據需要創建子文件夾。如果他想託管項目數據，他可以創建 \Users\Bob\Public\ProjectBlue 並根據需要設置權限。如果他需要，可以在 IT 的幫助下。
在某些時候，ProjectBlue 可能會超過 Bob，並被移動到另一個層次結構。說 \Public 或 \Projects 或其他什麼。看起來像這樣：
\Public\ProjectPurple (owner: Sam Spade) \Public\NewEmployeeDocs (owner: current head of HR) \Public\AdvertisingCampaigns (owner: Pat Seyjak) ... and so on.我會非常警惕通過文件系統執行腳本清理。IT 的工作是為了與業務相關的原因保持數據系統正常執行，就像設施的工作是為每個員工提供辦公桌一樣。設施不希望員工將倉鼠放在辦公桌抽屜裡，但他們不會到處為他們清理人們的辦公桌抽屜。太多的方法可能會出錯。想像一下，如果設施每個月都會檢查你的抽屜並將任何他們不理解的東西重新安置到某個地下室儲物櫃，迫使你去那裡取回它，然後他們將所有無人認領的東西拖到垃圾場，你會有什麼感覺。
我們 IT 部門並不了解業務的方方面面。如果我們分配給自己梳理所有數據的工作，並決定哪些與業務相關，哪些應該被隔離或刪除，我們就會創造許多犯錯的機會，中斷工作流程，並在我們和我們的使用者之間製造反感。
但是我們可以創建簡單的規則和組織層次結構，將責任推回到它所屬的地方：最接近生成數據的業務的任何方面的員工。
無論如何，這是我的（冗長！）兩美分。它可能適用於您的情況，也可能不適用於您的情況。
注意：“所有者”這個詞可能太強了。您可能需要調整它以適應公司文化。想想“管家”或“受讓人”或“負責人”。
此外，擁有某些指標可能會有所幫助。例如，儲存的總體年度資本和維護成本很方便。例如，如果您每年在數據儲存（包括設備、電力、備份、服務契約、管理時間等）上花費 40 萬美元，而 Bob 以某種方式“擁有”了所有使用中磁碟的 22%空間，現在您可以用具體、易於理解的術語與管理層討論這種用法。