處理海量 Outlook 數據文件
我最近繼承了一堆 IT 系統（儘管有伺服器，我們甚至不使用域和組策略）。
不過，我經常遇到的一個主要問題是使用者的 Outlook 數據文件達到了海量（例如 49GB），您可以想像它會導致一些問題。我們使用通過 Rackspace 託管的 Microsoft Exchange。我們的員工聲稱他們需要保留這些電子郵件，因為我們是一家產權保險公司。
我的問題是：有沒有更好的方法將這些數據文件分開，只保留他們目前需要的文件，並備份已刪除的電子郵件以供以後查看？是的，我知道我可以嘗試將已刪除的電子郵件文件夾導出到 Outlook 數據文件，但該文件本身會很大，並且需要數小時才能完成每個使用者的備份。如果這是最好的方法，我可能可以在一夜之間完成，但我只是在尋找一種更優雅/快速的方法來處理這個問題。不過，我有一種感覺，我對這些電子郵件所做的任何事情都需要時間。這可能聽起來像是一個愚蠢的問題，但我們的使用者非常挑剔，變化嚇壞了他們。
（我之所以回答這個問題，是因為它對我來說是一個近在咫尺的主題，但對於 ServerFault 來說這是一個邊緣問題，因為除了技術方面之外，它還有一個巨大的“使用者管理”組件。）
正如 Sven 在評論中所說，如果您有合法的保留要求，則需要適當的歸檔解決方案。您標記了此交換，如果正確，則有許多可用的存檔、保留和策略實施工具。
我懷疑您需要查看的另一件事是文件管理。如果您的使用者擁有數千兆字節的電子郵件，我敢肯定您真正擁有的是擁有數千兆字節附件的使用者。 您的使用者保留所有這些帶有（可能有很多冗餘）附件的電子郵件，因為他們已經養成了使用電子郵件進行文件管理的習慣……他們本質上是使用電子郵件作為文件的元數據。
如果是這種情況，還有其他適用於 Outlook 和 Exchange 的工具可以讓您更好地控製附件，並且如果您的使用者依賴電子郵件來儲存帶有上下文的文件，那麼您可以查看的其他工具是用於從 Outlook 中提取電子郵件.
儘管實施新的業務流程以更好地管理您的文件和資訊並不是嚴格意義上的技術問題，但如果您負責 IT，那麼您可以通過尋找更好的技術供人們使用來支持業務。